Ansvarig för guide: Teknisk Support

Berörda avdelningar: Teknisk Support

Innehåll: Hur vi hanterar en faktura från installatör vid ett garantiärende som ChargeAmps bekräftat.

1. Öppna Medius på intranätet under "kassen"

2. Öppna en faktura i medius under inkorgen: 

3. Du hoppar automatiskt till den gemensamma gruppen som är benämnd MKTS om du är tillagd i denna. Har du inte tillgång så ber du chefen för teksup att ge dig behörighet om du ska ha tillgång till denna gemensamma inkorg.

4. Hitta kund adress eller namn på fakturan och sök upp i affärskort i lime.

5. Sök upp ärendet under "Ärenden"  med hjälp av Case id som du hittar på fakturan från installatör.

6. Gå sedan in på ChargeAmps Zendesk och logga in med vårat gemensamma konto.

7. Gå in under fliken "Elbilsladdning" sedan "Mina aktiviteter"

8. Sök sedan upp ärendet med hjälp av Case id som finns i ärendet och på fakturan

9. Öppna sedan upp en fritextfaktura 

10. Fyll sedan i de grönmarkerade fälten enligt bild nedan. På kontaktperson fyller du in ditt egna namn.

11. Fyll sedan i ChargeAmps kundnummer eller organisationsnummer så fylls de gulmarkerade fälten i automatiskt. Ibland funkar inte detta eller så blir det fel så då får man fylla i detta manuellt eller justera detta.

Kundens referens: Där fyller vi i namnet på ärendehandläggaren som bett oss skicka ut installatören i ärendet vi har i ChargeAmps Zendesk

Ev. e-postadress dit fakturan ska skickas: ska alltid vara: invoice@charge-amps.com när det skickas till ChargeAmps, detta kan du behöva fylla i första gången du gör en faktura till dem.

Under vår referens fyller du i ditt namn.

12.  Fyll i de grönmarkerade fälten nedan (eventuellt gula)

Gröna fält:

Fakturatext: Beskrivning av vad elektriker gjort / matcha med text på faktura från installatör.

Antal: fyll i antal som på faktura för installatör

Enhet: st

Belopp exkl moms- Fyll i beloppet på fakturan från elektriker

Konto: 3619 - övrig försäljning

Rörelsegren: 17515 - laddboxar privat 16515 - laddboxar Företag

Momskod: 25% tjänster

Gula fält:

á pris: om antalet är mer än ett så kan man fylla i styckepriset så tas á pris + antal och så slås det ihop och räknas ut och läggs in på Belopp exkl moms som en totalpris.

Momsgrupp: fylls i automatiskt och vi fakturerar endast SE-K (Kunder-Svensk)

13. Tryck sedan på +

14. Under ytterligare fakturatext fyller vi i Case id så ChargeAmps kan koppla detta till ärendet hos dem och så vi får betalt för ärendet, samt en beskrining om vad fakturan avser, som resa och byte.

15. Tryck sedan på skicka underlaget. 

16. Du kommer få ett mail med underlaget som du kan dar in under "Dokument" i ärendet gällande kunden så det finns sparat. 

17. Denna ruta kommer då dyka upp välj då "Dokumentation" i rullistan under "Dokumenttyp" och tryck sedan på "Spara och stäng"

18. Nu ska vi lägga in fakturan från elektriker i Medius under dokument i ärendet, gå då tillbaka till Medius och tryck på spara ikonen till höger just ovanför fakturan  

19. Denna ikon kommer då synas i högra hörnet på webbläsaren eller i nedladdade dokument. Dra då in denna till dokument i affärskortet.

20. Tryck sedan på spara och stäng  

21. Gå tillbaka till Medius

-lägg till/ ta bort etiketter- ändra till klar (sks) i rullistan

22. Fyll i dessa på höger sida om fakturan:

-Konto: 4711

-Rörelsegren: 17515 (Privat) 16515 (Företag) 

-Aktivitet: 999

VIKTIGT: Rörelsegrenen väljer vi samma både i Medius och på fritextfakturan så inbetalningen mot kund och utbetalningen från oss till installatör sker på samma konto.

23. Fyll i MKTS i rutan Godkänt av

24. Tryck sedan på godkänd

25. Fyll i att du fakturerat ChargeAmps enligt ärendet som ligger på kunden i lime så den som attesterar fakturan senare kan följa upp detta lätt tryck sedan på "Spara kommentar"

26. Tryck sedan på skicka längst ner i högra hörnet

Klart!