Rutin för medius och faktura i D365

Uppdaterad 2025-03-13

Ansvarig för guide: Teknisk Support

Berörda avdelningar: Teknisk Support

Innehåll: Hur man bekräftar Installation, Grön teknik mm på Försäljningsordern.

Bakgrund:

Order av laddboxartiklar mm kommer ju att skickas 2ggr från Lime->D365 där den första innehåller artiklar som ska plockas ihop och skickas från Hedensbyn precis som vi gör idag typ.

Det andra skicket Lime->D365 görs när installatören bekräftar att laddboxen är installerad och klar hos kunden och även ifall vilka eventuella extrakostnader som kan ha tillkommit.

Detta adderas på ordern i Lime för att sedan skickas över till ordern i D365 vilket innebär att detta måste bekräftas på försäljningsordern i D365.

Nedan följer en manual över hur detta görs:

Medius:

1. Öppna Medius på intranätet under "kassen"

2. Öppna en faktura i medius under inkorgen:

3. Du hoppar automatiskt till den gemensamma gruppen som är benämnd MKTS om du är tillagd i denna. Har du inte tillgång så ber du Chefen för teksup att ge dig behörighet om du ska ha hand om detta.

Lime:

4. Hitta kund adress eller namn på fakturan och sök upp i affärskort i lime

Sök upp kund i lime.

5. Har extrakostnader inte tillkommit så kan du hoppa till steg 7.

6. Om extrakostnader har tillkommit på fakturan så behöver vi lägga till detta som artiklar i lime.

Exempel: Installatör har fakturerat oss för 5 meter extra kabel 90kr/m ex moms och innan grön teknikavdrag.

Vi väljer Artikel "Extra kabel", antal 5 meter, Pris per enhet 90 kr.

Pris ska vara ex. moms och innan grön teknik-avdrag

Systemet räknar då ut totalpris:

Alla extrakostnader finns inte som artikel, vi har samlade namn som "Övrig installationskostnad" och "Övrig kostnad"

Övrig kostnad

Tryck på pluset välj sedan Övrig kostnad i rullistan.

Fyll sedan i vad extrakostnaden avser så information till kund medföljer på fakturan.

Förklaring på Kostnader:

Övrig installationskostnad - Tillägg vid installation som är grön teknikberättigad -arbete

Övrig kostnad - Tillägg vid installation som är grön teknikberättigad - material

Övrig kostnad utan grön teknik - Tillägg vid installation som INTE är grön teknikberättigad - material

7. När alla affärsartiklar stämmer med installatörsfakturan ändrar vi från "Exporterad för leverans" till "Redo för fakturering"

Spara sedan affärskortet.

8. Ordern exporteras då på nytt till D365, eventuella extra kostnader flyttas över samt grön teknikavdrag dyker upp. Du hittar försäljningsordern i bolag SKS (längst uppe till höger) sedan i modul Kundreskontra->Order-> Alla Försäljningsorder

9. Här ser du alla försäljningsorder men du kan ju självklart filtrera fram önskad order genom att tex söka i fältet ”Försäljningsorder”. Sedan klickar du på ordernumret som i fallet här nedan SO1000046 för att komma in i själva ordern.

D365 ordernummer hittar du i lime på affärskortet:

10. Välj Vy ”Laddboxflödet” för att få den bästa överblicken över raderna på ordern.

Se till att order har exporterats för fakturering och grön teknik-raden har dykt upp i D365 innan du går vidare till nästa steg.

11. Nere på raderna är det dom som har radstatus ”Öppen order” som ska hanteras och ändras till Levererat.

12. Fyll i vad som ska bokföras i kolumnen ”Leverera nu” (Notera att grönt teknikavdrag är minuskvantitet då det är ett avdrag.)

Obs. Om det gäller exempelvis 10m kabel och du har fyllt i kvantitet 10st så behöver du även leverera 10st

13. Klicka på försäljningsorder -> Noteringar , där finns texten som följer med på fakturan.

Fyll i installatörens namn och organisationsnummer efter "installation utförd av"

14. Klicka på Plocka och packa->Bokför följesedel

15. Nu ser du vad du är påväg att bekräfta, viktigt att kvantitet är Leverera nu och att skriva ut följesedel är Nej klicka sedan OK nere till höger.

16. Klicka OK

Attestera sedan fakturan i Medius:

Nu ska vi lägga in fakturan från elektriker i Medius under dokument i affären, gå då tillbaka till Medius och tryck på spara ikonen till höger just ovanför fakturan