Ansvarig för guide: Energitjänster marknad

Berörda avdelningar: Energitjänster marknad

Innehåll: Säkerställa att projekt skapas, utförs och faktureras på liknande sätt på Energitjänster.

 Omfattning Alla medarbetare på Skellefteå Kraft som arbetar med Energitjänster mot kunder omfattas av instruktionen.

 Ansvar Energitjänster ansvarar för att denna instruktion hålls aktuell.

 Beskrivning Nedan följer en instruktion för arbetsgången för ett nytt projekt.

• Öppna affären i Lime och sätt ditt namn som affärsansvarig.
• Sätt ditt namn som uppdragsansvarig i ”uppdrag-planering Energitjänster” #518876 under fliken ”Beställda uppdrag Energitjänster”. Ändra färg på uppdragsraden till Orange=pågående.
• Genomföra energikartläggning
  • Skapa dokument enligt ”Instruktion skapa/publicera dokument Energitjänster” #784058
  • Om löpande kostnad: Registera projekttid löpande i din tidsskrivning.
  • Kontakta kund för att bestämma datum för platsbesök
  • Skicka frågorna i dokument ”Mall inför energikartläggning Energitjänster” #801579 till kund i god tid före uppdraget påbörjas 
  • Boka eventuell resa/boende genom att kontakta Affärsområdeskoordinatorn (nu Anna Canon)
  • Genomför platsbesök/inventering hos kund
  • Spara bilder tagna hos kund:
    • Gå till F:\M\MF\MFF\Energieffektivisering
    • Spara bilderna i ny mapp, antingen under anläggningens ort eller företagsnamn.
  • För in inventering i kalkyldokumentet som skapats
  • Upprätta en energibalans och räkna på åtgärder
  • Skriv energikartläggningsrapport och skapa ”Sankey-diagram”
  • Skicka rapport/kalkyl för granskning till kollega
  • Ordna eventuella synpunkter/kommentarer från granskning
  • Publicera dokument enligt dokument ”Instruktion skapa/publicera dokument Energitjänster” #784058
  • Skicka rapport till kund och boka in datum för presentation
  • Avsluta/fakturera projektet enligt beskrivning nedan.
• Genomföra energirond
  • Skapa dokument enligt ”Instruktion skapa/publicera dokument Energitjänster” #784058
  • Om löpande kostnad: Registera projekttid löpande i din tidsskrivning.
  • Kontakta kund för att bestämma datum för platsbesök
  • Boka eventuell resa/boende genom att kontakta Affärsområdeskoordinatorn (nu Anna Canon)
  • Genomför platsbesök hos kund
  • Spara bilder tagna hos kund:
    • Gå till F:\M\MF\MFF\Energieffektivisering
    • Spara bilderna i ny mapp, antingen under anläggningens ort eller företagsnamn.
  • Skriv energirondsrapport
  • Skicka rapport för granskning till kollega
  • Ordna eventuella synpunkter/kommentarer från granskning
  • Publicera dokument enligt dokument ”Instruktion skapa/publicera dokument Energitjänster” #784058
  • Skicka rapport till kund och boka in eventuellt datum för presentation
  • Avsluta/fakturera uppdraget enligt beskrivning nedan.

• Genomföra energideklaration (Ny)
  • Skapa dokument enligt ”Instruktion skapa/publicera dokument Energitjänster” #784058 (kalkylmallen behövs)
  • Om löpande kostnad: Registera projekttid löpande i din tidsskrivning.
  • Kontakta kund för att bestämma datum för platsbesök
  • Skicka frågorna i dokument ”Mall inför energikartläggning Energitjänster” #801579 till kund i god tid före uppdraget påbörjas 
  • Boka eventuell resa/boende genom att kontakta Affärsområdeskoordinatorn (nu Anna Canon)
  • Genomför platsbesök hos kund
  • Spara bilder tagna hos kund:
    • Gå till F:\M\MF\MFF\Energieffektivisering
    • Spara bilderna i ny mapp, antingen under anläggningens ort eller företagsnamn.
  • För in inventering i kalkyldokumentet som skapats
  • Upprätta en energibalans
  • Räkna på åtgärder
  • Gör korrigeringar mot normalt brukande enligt BEN
  • Rapportera Energideklarationen i Gripen, Boverket.
  • Spara ner Energideklarationen och Sammanfattningen från Gripen.
  • Spara och Publicera dokument enligt dokument ”Instruktion skapa/publicera dokument Energitjänster” #784058
  • Skicka Energideklarationen inkl Sammanfattningen till kund och boka in eventuellt datum för presentation om de är intresserade.
  • Avsluta/fakturera uppdraget enligt beskrivning nedan.

• Genomföra energianalys + digital energirond
  • Skapa dokument enligt ”Instruktion skapa/publicera dokument Energitjänster” #784058
  • Ladda in energianvändningen i energianalysen (om företaget varit kund hos oss i minst 5 år) alternativt skicka ett mejl med en undertecknad fullmakt till elnätsbolaget och eventuellt fjärrvärme/fjärrkylebolag och be om nödvändiga mätvärden:
    • El
      • Typ av elnätsabonnemang (säkring, låg-/högspänningsabonnemang)
      • Ev. säkringsstorlek/abonnerad effekt
      • Timvärden senaste 5 åren för aktiv effekt (exempelvis en rådata tabell)
      • Timvärden senaste 5 åren för reaktiv effekt (exempelvis en rådata tabell)
    • Fjärrvärme (om kund har fjärrvärme)
      • Månadsvärden 5 år tillbaka för energianvändning (exempelvis en rådata tabell)
      • Månadsvärden 5 år tillbaka för flöde (exempelvis en rådata tabell)
      • Information om taxa, ev. abonnerad effekt, energipris och liknande)
    • Fjärrkyla (om kund har fjärrkyla)
      • Månadsvärden 5 år tillbaka för energianvändning (exempelvis en rådata tabell)
      • Månadsvärden 5 år tillbaka för flöde (exempelvis en rådata tabell)
      • Information om taxa, ev. abonnerad effekt, energipris och liknande
  • Kontakta kund för samtal om aktuell anläggning, om det är några funderingar
  • Gör klart energianalys
  • Skicka energianalys för granskning till kollega
  • Ordna eventuella synpunkter/kommentarer från granskning
  • Publicera dokument enligt dokument ”Instruktion skapa/publicera dokument Energitjänster” #784058
  • Skicka rapport till kund och boka in datum för presentation och digital energirond via telefon
  • Avsluta/fakturera projektet enligt beskrivning nedan.

• Avsluta projekt 
  När ett uppdrag är klart ska det avslutas och faktureras enligt följande:
  • Till externa kunder skickas en Fritext-faktura som kan hittas på intranätet. Sök Fritextfaktura.
    • Tips på alternativ att välja vid fakturering (självklart beroende på vad som faktureras):
    • Affärsområde:          MFF
    • Konto:                                                       3312 (Tjänste- och serviceuppdrag)
    • Rörelsegren:             16540 (Företagsmarknad, Energitjänster)
    • Aktivitet:                     9207 (Analys-konsulting)
    • Kom ihåg att ange eventuella reskostnader och boendekostnader som ska faktureras. Reskostnad = 680 kr/h och milersättning = 40 kr/mil vid bilkörning med poolbil. Övriga resor/boenden faktureras med faktiska rese- och boendekostnader.
    • Fritextfaktura-underlaget skickas sedan till faktureringen. Om de inte återkommer med några funderingar har fakturan gått iväg.
  • Till interna projekt skriver vi tid i Tid. 
    • Projekt/RG:               Fråga anläggningsansvarig
    • Aktivitet:                     Energirådgivning (sök upp, alt: normaltid (nt))
    • Kategori:                    nt (ing/konstr/arbled(NT)

• I dokument ”Uppdrag-Planering Energitjänster” #518876. Under fliken ”Beställda uppdrag”, ändra färg på projektet från ”orange” till ”grön” och välj ”Ja” under kolumn ”Fakturerat”. Fyll i besparingspotentialen på el, fjärrvärme, bränsle och fjärrkyla i kWh.
  • I dokument ”Uppdrag-Planering Energitjänster” #518876 under fliken ”info 202X” (X=aktuellt år)” fylls vad som har fakturerats och hur i månatligen under respektive månadsruta.
  • Skicka Månadsrutan till närmaste chef, Marie Burvall, som en skärmdump. ”Fakturerat Energitjänster 2024-02” exempelvis.
  • I Lime under fliken ”Affärer”, öppna aktuellt uppdrag och skriv in att det presenterat och fakturerat. Ändra status till Levereat.
  • Gå till kundkortet och lägg in en hänvisning till ex. energikartläggningsrapporten med Powerdocs numret.