Instruktion offerter/beställda uppdrag Energitjänster
Ansvarig för guide: Energitjänster marknad
Berörda avdelningar: Energitjänster marknad
Innehåll: Säkerställa att dokumentationen rörande skickade offerter och beställda uppdrag på Energitjänster finns tillgängliga.
Instruktion offerter/beställda uppdrag Energitjänster
Syfte Säkerställa att dokumentationen rörande skickade offerter och beställda uppdrag på Energitjänster finns tillgängliga.
Omfattning Alla medarbetare på Skellefteå Kraft som skickar offerter eller tar emot beställda uppdrag på Energitjänster omfattas av instruktionen.
Ansvar Energitjänster ansvarar för att denna instruktion hålls aktuell.
Beskrivning För att säkerställa att dokumentation rörande skickade offerter och beställda uppdrag finns tillgänglig ska alla dokument sparas enligt nedanstående instruktion:
Skicka offert:
- För offertberäkning eller pris se:
- Offertberäkning mall Energitjänster #383534
för energikartläggning, EKL, energirond, energianalys+dER - ED prislista energideklarationer #987090
för tidigare beräkningar energideklarationer - Öppna offertmallen i InfoCenter:
- Energianalys + digital energirond #1203154
- Energirond #543445
- Energikartläggning #543456
- Energikartläggning EKL #709389
- Välj ”Spara som” och ge alla medarbetare minst ”Read only” behörighet. Döp dokumentet enligt exemplet nedan:
- ”Offert energikartläggning Företagsnamn Ort Årtal”
- Vid uppdrag inom EKL ”Offert energikartläggning EKL Företagsnamn Ort Årtal”
- Skapa ”Affär” i Lime under kunden, välj status ”Offert” och skriv en kort beskrivning med bland annat en hänvisning till offertens dokumentnummer i PowerDocs.
- Skicka offert till kund genom Get Accept
- Lägg till offertinformation i ”Uppdrag-Planering Energitjänster” (#518876), under flik ”offerter ute”
Beställning av uppdrag
- Genom signering via Get Accept.
- Skapa en arbetsmapp i Powerdocs under ”Uppdrag Energitjänster” och respektive typuppdrag. Spara den signerade offerten i arbetsmappen.
- Konvertera offerten till ett avtal, se till att det är firmatecknare som ska signera. Skicka avtalet till kund genom GetAccept.
- Spara avtalet i InfoCenter, ge alla medarbetare minst ”Read only” behörighet. Döp dokumentet enligt följande exempel:
- Ex. ”Avtal energikartläggning EKL Företagsnamn Ort 201X-XX-XX”
- Gå till affären i Lime och ändra status till ”Avtal”. Skriv bland annat in datum för accept och hänvisa till den skriftliga underskriften (ange dokumentnummer) som är sparad i PowerDocs.
- Notera uppdraget i ”Uppdrag-Planering Energitjänster” (#518876) med tillhörande information under fliken ”Beställda Uppdrag Energitjänster”.
- När uppdraget är slutfört och fakturerat, ändra status i affären till ”levererad” i Lime.