Ansvarig för guide: Emma S och Jonathan B/Företagsmarknad

Berörda avdelningar: Företag, analytikerna

Innehåll:  Denna rutin beskriver hur Företagsmarknad planerar, bokar, marknadsför, genomför och följer upp webinar för företagskunder.

Information

Planeringen av ett webinar bör påbörjas minst tre månader före planerat genomförande. Företagsmarknad ansvarar för att samordna datum, analytiker, kundinbjudningar och interna roller.

Målsättningen är att genomföra webinar 2 gånger per år och sedan utefter behov.

1. Bestäm ämne och preliminärt datum

Be gruppen lämna förslag på ämnen som de vill att analytikerna tar upp. Boka därefter ett möte där gruppen gemensamt prioriterar och beslutar vilka ämnen som är mest relevanta.

Ansvarig fastställer sedan datum för webbinariet i samråd med analytikerna och med hänsyn till samtliga medverkandes tillgänglighet.

2. Stäm av med analytikerna

När datumet är fastställt stämmer ansvarig av webbinariets innehåll med analytikerna utifrån de ämnen som gruppen har prioriterat. Avstämningen ska tydliggöra:

• Webbinariets syfte och avgränsning av de valda ämnena.
• Vilka frågor analytikerna ska förbereda.

Om det finns ett särskilt tema eller aktuell information som bör lyftas inom de valda ämnena.3.

3. Boka Teams-möte 

När datum och medverkande är bekräftade bokar ansvarig ett Teams-möte. Möteslänken skickas senare till de anmälda kunderna så att de kan ansluta till webbinariet.

Följande personer och funktioner ska bjudas in till det interna Teams-mötet:

• Medverkande analytiker
• Ansvarig från Företagsmarknad
• Organisatör/organisatörer
• Eventuell backup

Kontrollera mötesalternativen innan inbjudan skickas. Inställningarna ska bland annat säkerställa att endast organisatörer och medorganisatörer kan presentera, att deltagarnas mikrofoner och kameror hanteras korrekt och att deltagarrapporten är aktiverad.

1. Gå till Teams och klicka sedan på kalendern längs till vänster

2. Klicka på pilen vid Nytt möte och välj sedan Webbinarium

3. Klicka på Mötesalternativ

4. Följ nedan steg i varje bild

• Mötesåtkomst
• Roller
• Produktionsverktyg
• Deltagande
• Inspelning och transkription
• Copilot och annan AI

4. Organisatör

Organisatörerna ansvarar för att:

• Välkomna deltagarna
• Presentera ämne, agenda och medverkande
• Informera deltagarna om att webinaret spelas in
• Hålla koll på chatten
• Samla upp frågor
• Leda eller avsluta frågestunden.

En ersättare från Företagsmarknad ska utses för att kunna ta över ansvaret om ordinarie ansvarig får förhinder.

Kundbearbetningen påbörjas så snart webbinariet är bokat, dock senast två veckor före genomförandet.

Ansvarig skickar den aktuella inbjudningsmallen till Företagsmarknad. Varje person ansvarar därefter för att bjuda in relevanta befintliga kunder och prospekt.

En intern påminnelse skickas cirka sju dagar före webbinariet, så att gruppen vid behov kan genomföra en andra inbjudningsomgång.

Kunderna anmäler sig via den anmälningsväg som har beslutats för det aktuella webbinariet. Det ska tydligt framgå av inbjudningsmallen hur kunden anmäler sig.

Sammanställ anmälda kunder i en gemensam fil. Följande information ska finnas med:

• Kundens namn
• Företag
• E-postadress
• Eventuella särskilda önskemål eller frågor

Listan ska endast vara tillgänglig för de personer som behöver uppgifterna för att administrera webinaret.

När kundens anmälan har tagits emot skickas ett bekräftelsemejl till kunden. Vid utskick till flera kunder ska mottagarnas e-postadresser anges som hemlig kopia, så att de inte är synliga för övriga mottagare.

Kontrollera alltid att följande är korrekt:

• Datum
• Tid

Mejmall - Bekräftelse

Ämne:  Skellefteå Kraft - Bekräftelse: Webinar dag/månad

Hej,

Vad roligt att du har anmält dig till vårt webinar, vi ser fram emot att ha dig med!

Du är nu med på deltagarlistan och vi skickar ut en Teamslänk lite närmare så att du enkelt kan ansluta.

🗓️ Datum: 14/10

🕙 Tid: 13:00-14:00

📍 Plats: Online via Teams

Hör gärna av dig om du har några frågor innan dess.

Ha en fortsatt fin vecka!

Sista dagen för anmälan skickas teamslänken ut till alla anmälda samt alla på Företagsmarknad. Vid utskick till flera kunder ska mottagarnas e-postadresser anges som hemlig kopia, så att de inte är synliga för övriga mottagare.

Mejmall – Teamslänk

Ämne:  Välkommen till Skellefteå Krafts webinar – här kommer din länk

Hej,

Tack för din anmälan till vårt webinar! Längst ner i mejlet finns länken till teams så att du enkelt kan ansluta:

🗓️ Datum: 14/10

🕙 Tid: 13:00–14:00

📍 Plats: Online via Teams

Hör gärna av dig om du har några frågor innan vi ses online.

Ha en fortsatt fin dag!

Microsoft Teams meeting 

Join: https://teams.microsoft.com/meet/324438652872573?p=6kHiPjlQaVPDqWsarL 

Meeting ID: 324 438 652 872 573 

Passcode: jJ3DD6oK

Viktigt! Att skapa en ny teamslän inför varje webinar

Senast dagen före genomförandet ska ansvarig kontrollera att:

• Teams-länken är korrekt
• Organisatör och backup är bekräftade
• Analytikerna har fått datum, tid och praktisk information
• Kundernas frågor har sammanställts
• Mötesinställningarna är kontrollerade
• Inspelning och deltagarrapport kan användas
• Det finns en plan om någon medverkande får tekniska problem

Organisatör och medverkande bör vara på plats minst 30 minuter före start för ljudkontroll, bildkontroll och genomgång.

Innan webinaret går live ska presentatörer och organisatör bekräfta att:

• Mikrofonerna fungerar
• Kamerorna visar rätt bild
• Presentationen kan delas
• Chatten fungerar
• Inspelningen är redo att startas

Organisatör ska i början informera deltagarna om att webinaret spelas in och hur frågor kan ställas.

Viktigt! Starta inspelningen först när alla medverkande är redo och information om inspelningen har lämnats.

Efter genomfört webinar ska ansvariga:

• Säkerställa att inspelningen hanteras enligt aktuella interna riktlinjer

• Skicka ett tackmejl till deltagarna med en länk till inspelningen och presentationen som bilaga.

• Ladda ner deltagarrapporten
• Sammanställ inkomna frågor som behöver besvaras i efterhand
• Sammanställa resultatet och presentera det för gruppen

Följande ska följas upp efter varje webinar:

• Antal inbjudna kunder
• Antal anmälda kunder
• Antal faktiska deltagare
• Andel deltagare jämfört med antalet anmälda
• Antal frågor under webinaret
• Eventuell kundåterkoppling
• Förbättringsförslag inför nästa webinar

Exempel: Om 80 kunder anmälde sig och 52 deltog var deltagargraden 65 procent.

När uppföljningen är genomförd ska ansvarig dokumentera vad som fungerade bra och vad som behöver förbättras. Erfarenheterna används som underlag vid planeringen av nästa webinar.