Ansvarig över guide: Företagsmarknad

Berörda avdelningar: Alla

Innehåll: Denna rutin beskriver hur vi agerar om vi misstänker varumärkesintrång.

Länkar: https://intranat.skekraft.se/verksamheten/processbeskrivningar/st%C3%B6dprocesser/Kommunicera-och-informera/planera_och_producera_varumarkeskommunikation/planera

Information:

Vi ska vara uppmärksamma på om Skellefteå Krafts bolagsnamn används på ett otillåtet sätt. Den här rutinen ska trygga vetskapen om hur vi agerar.

Syfte

Säkerställa en enhetlig och rättsäker hantering av varumärkesintrång

Berörda

Ofta är det kommunikatörer, säljare eller marknadsförare som initialt identifierar att något sker eller har skett. Övriga involverade är bolagsjurister utifrån juridisk kunskap. Inköpsavdelningen utifrån eventuellt avrop om advokattjänster Vid behov av externt stöd kontaktas Zacco eller advokatbyrå efter dialog med bolagsjurist. Oavsett vem i organisationen som misstänker ett intrång ska det rapporteras vidare för bedömning och hantering.

1. Upptäckt, dvs någon inom Skellefteå Kraft har identifierat ett potentiellt intrång. Undvik kontakt med den part som misstänks för varumärkesintrång. Det är viktigt att agera snabbt för att ta tag i problemet.

2. Dokumentera, ta skärmdumpar, spara mejl, länkar, fota av det du ser. Spara detta för att kunna vidarebefordra materialet. 

3. Intern eskalering, kontakta funktioner med varumärkesansvar och/eller bolagsjurist. 

4. Juridisk bedömning, underlaget som dokumenterats ses över. Eventuellt kan kontakt tas med berört företag efter bedömning om omfattning. Dialog förs mellan funktioner med varumärkesansvar och bolagsjurist.

5. Åtgärd, intern dialog förs om åtgärd. Det kan handla om direktkontakt per mejl från varumärkesfunktion till berört företag eller det kan handla om ett varningsbrev som oftast genomförs av jurist hos Zacco. Ärendet kan bli så pass omfattande att advokatbyrå behöver kopplas på och den bedömningen görs i dialog med Zacco.

6. Advokatbyrå föreslår om vi ska gå vidare till eventuell rättslig process om det är så att motparten ignorerar våra krav eller vägrar samarbeta. I det läget är det domstol som avgör i målet.

7. Uppföljning, säkerställ att intrång upphört genom att exempelvis bevaka berört företag under en viss tid. Samt dra lärdomar av ärendet.

Mall rapporteringsformulär

• Datum för upptäckt
• Rapporterad av
• Beskrivning av intrånget
• Var förekommer det (url/plattform, webbsida etc)
• Typ av intrång (logotyp, namn etc)
• Bedömd spridning och omfattning
• Övrig information

Bifoga dokumentation enligt punkt 2. 

I de fall Skellefteå Kraft bedömer att det skett ett varumärkesintrång inleds en dialog direkt med motpart. Det sker skriftligt via mejl. Det utesluter inte att ärendet kan tas vidare till jurist/advokat därför ska mejl sparas till dokumentationen.

Hej

Mitt namn är XX och jobbar med varumärkesansvarig på Skellefteå Kraft. Det har kommit till vår kännedom, att vårt bolagsnamn och varumärke används och förekommer i ert säljmaterial/annonsering/etc.

Det här beror nog på ett misstag men jag vill göra er uppmärksamma på detta och ber er omgående/skyndsamt upphöra med all användning av vårt företagsnamn/logotyp etc eller antydan till samarbete i ert säljmaterial.

Vi förväntar oss en skriftlig bekräftelse inom fem arbetsdagar på att ni mottagit detta meddelande och talar om vilka åtgärder ni tagit för att säkerställa att detta inte upprepas. 

Med vänlig hälsning

Namn Namnsson Titel och ansvar

När en upphandlad leverantör använder Skellefteå Kraft utan lov I avtal med leverantörer ingår en punkt som säger att leverantören ska kontakta Skellefteå Kraft vid förfrågan om inlägg i sociala medier, uttalanden, pressmeddelanden eller andra insatser där Skellefteå Kraft nämns. Inget publiceras förrän Skellefteå Kraft har godkänt förfrågan. På så vis säkrar Skellefteå Kraft upp i vilka sammanhang varumärket exponeras med hänsyn till bland annat situation, lämplighet och tajming. Skellefteå Kraft får då möjlighet att bidra med budskap som passar sammanhanget.