Ansvarig över guide: Företagsmarknad  

Berörda avdelningar: Företag 

Innehåll: Denna guide beskriver när och hur KYC (Know Your Customer) och DD (Due Diligence) ska genomföras för att säkerställa tillräcklig kundkännedom innan en affärsrelation inleds eller utökas.

Information:

KYC (Know Your Customer) och DD (Due Diligence) handlar om att skapa tillräcklig kundkännedom innan vi ingår en affärsrelation med en kund.

Syftet är att:

• Förstå kundens verksamhet.
• Identifiera vem som äger och kontrollerar företaget.
• Bedöma eventuella risker.
• Säkerställa att vi gör affärer med seriösa och kreditvärdiga kunder.

När ska KYC & DD genomföras?

KYC & DD ska som huvudregel genomföras vid nya kundrelationer och vid behov uppdateras för befintliga kunder.

Extra noggrann kontroll ska göras när:

• Kunden är ett nystartat bolag.
• Företaget ingår i en koncern.
• Ägarstrukturen är komplex.
• Det finns utländska ägare eller bolag i strukturen.
• Det finns oklarheter kring verksamheten eller finansieringen.

Gör vi KYC & DD mot befintliga kunder?

Ja, KYC & DD kan även behöva genomföras på befintliga kunder.

För mindre och medelstora kunder kan följande vara tillräckligt:

• Kontroll av kreditvärdighet.
• Kontroll av firmatecknare.

En mer omfattande KYC & DD kan behövas om kunden:

• Genomför större förändringar.
• Vill teckna nya produkter eller tjänster.
• Exempelvis vill starta upp portföljförvaltning.

När i säljprocessen ska KYC & DD göras?

KYC & DD bör genomföras när kunden visar intresse för att göra affärer med Skellefteå Kraft.

Ett genomgångsmöte av våra produkter och tjänster är ofta ett bra tillfälle att samla in information och ställa frågor.

Checklista

Affärens syfte och art

• Vad bedriver kunden för verksamhet?
• Hur ser verksamheten ut idag?
• Finns det någon planerad förändring eller expansion?

Verklig huvudman

• Vem eller vilka äger eller kontrollerar företaget?
• Finns registrerad verklig huvudman?
• Kontrollera uppgifterna mot Bolagsverket.

Firmatecknare och kontaktpersoner

• Vem har rätt att teckna avtal?
• Vem är vår kontaktperson?

Koncernstruktur

• Ingår företaget i en koncern?
• Begär vid behov koncernschema eller organisationsstruktur.

Nystartat bolag

• Begär resultatbudget och prognos för de kommande tre åren.
• Bedöm förväntad utveckling och tillväxt.

Kreditkontroll

• Kontrollera kundens kreditvärdighet enligt gällande rutin.

Extern kontroll

• Sök information om bolaget online.
• Finns information som kräver ytterligare frågor eller fördjupad kontroll?
• Dokumentera eventuella avvikelser eller risker som identifieras.

Kontakta Marlene Munter om ärendet kräver en mer omfattande KYC & DD.

Viktigt

• KYC & DD ska dokumenteras.
• Samtliga genomförda kontroller ska kunna följas upp i efterhand.
• Vid osäkerhet ska ärendet lyftas vidare för bedömning. Det är bättre att göra en fördjupad kontroll än att riskera bristande kundkännedom.